Cách quản lý văn phòng phẩm hiệu quả

Để đảm bảo cho văn phòng làm việc hoạt động trơn tru, đúng tiến độ việc chuẩn bị và quản lý văn phòng phẩm hiệu quả là thực sự cần thiết. Nếu bạn đang đau đầu với bài toán mua sắm và quản lý vật tư văn phòng phẩm. Vậy hãy thử tham khảo bài viết này nhé. Chắc chắn Trung nguyên sẽ mang đến những gợi ý thiết thủ dành cho bạn.

Vì sao cần quản lý văn phòng phẩm hiệu quả

Mỗi một văn phòng, công ty hoạt động hiện nay hầu như không thể thiếu các đồ dùng văn phòng phẩm. Văn phòng càng lớn nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm càng nhiều. Công tác quản lý vật tư vpp cho văn phòng cũng trở nên cần thiết. Vậy việc quản lý vật tư văn phòng phẩm có tác dụng gì?

Đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của văn phòng

Công tác quản lý văn phòng phẩm giúp bạn có thể giám sát theo dõi tình hình sử dụng văn phòng phẩm của văn phòng. Những sản phẩm nào còn, sản phẩm nào sắp hết. Để từ đó mua bổ sung kịp thời. Tránh trường hợp thiếu hụt đồ dùng cần thiết ảnh hưởng đến tiến độ công tác của mỗi cá nhân nói riêng và của cả văn phòng/đơn vị nói chung. Từ đó giúp cho quá trình làm việc đạt được hiệu quả cao

Quản lý văn phòng phẩm hiệu quả để có kế hoạch mua sắm hiệu quả

Tất nhiên nắm rõ tình trạng sử dụng các sản phẩm cũng giúp bạn có thể có kế hoạch mua sắm thông minh hơn. Chẳng hạn như điều chỉnh số lượng cần mua hợp lý cho tuần/tháng/quý. Đồng thời phân phân phối lượng phù hợp cho từng bộ phận (nếu cần). 

Bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng phẩm hoặc dùng sổ theo dõi văn phòng phẩm để lên list hàng cần mua; phân loại và ưu tiên mua sắm một cách phù hợp.

Nắm rõ các khoản chi tiêu, chi phí văn phòng

Thông qua việc quản lý văn phòng phẩm cho văn phòng bạn cũng có thể dụng trù ngân sách cần sử dụng cho việc may sắm đồ dùng văn phòng trong khoảng thời gian cụ thể. Đây cũng là một phần qua trọng để tính toán chi phí chọ động của văn phòng, công ty hay chi nhánh.

Gợi ý quy trình quản lý văn phòng phẩm

Định mức sử dụng

Trước hết, cần tính toán và đưa ra định mức sử dụng cho mỗi loại văn phòng phẩm. Công tác này thường được thực hiện bởi bộ phận hành chính – nhân sự. Định mức này cần được thảo luận giữa các bộ phận và chuyển BGĐ duyệt. Hành tháng hoặc háng quý có thể rà soát lại định mức sử dụng văn phòng phẩm cho phù hợp.

Cấp phát văn phòng phẩm

Dựa vào định mức sử dụng, nhân sự sẽ kiểm tra để mua sắm số lượng phù hợp. Có thể chia làm 2 đợt cáp mỗi tháng. Lần 1 chỉ nên cấp phát 60% tổng nhu cầu dự kiến và theo dõi tình hình sử dụng. Nếu thiếu thì cấp bổ sung lần 2. Nhân sự quản lý văn phòng phẩm cho công ty có thể sử dụng kho để dự trữ cho tình huống yêu cầu sử dụng gấp.

Quản lý và sử dụng văn phòng phẩm hợp lý

• Với các văn phòng lớn nên phân chia và quản lý dựa trên nhu cầu của từng bộ phận. Lập danh sách tiêu dùng của từng phòng hoặc từng bộ bạn. Từ đó có thể ước tính văn phòng phẩm cần thiết cần mua sao cho phù hợp chính sách nhà cung cấp với giá tiết kiệm hơn. Điều này cũng giúp tránh được nhưng sự lãng phí không cần thiết.
• Tái sử dụng đồ dùng văn phòng phẩm nếu có thể. Có nhiều đồ dùng có thể tái sử dụng được. Hoặc có thể thay thế một số bộ phận nếu hư hỏng. Chẳng hạn như giấy in văn phòng phẩm. Bạn có thể thiết kiệm bằng cách sử dụng giấy đã in 1 mặt (không còn quan trọng nữa ) để nháp. Mua mực để tái sử dụng bút viết bảng thay vì mua một chiếc bút mới hoàn toàn….
• Trưởng bộ phận là người đảm nhận việc theo dõi tình hình sử dụng văn phòng phẩm của nhân viên trực thuộc.
• Bộ phận hành chính có thể lập thẻ kho để tiện cho việc theo dõi sử dụng văn phòng phẩm trong văn phòng.
• Nên đảm bảo định mức tồn kho là 20%. Xây dựng quy định về chi văn phòng phẩm trong các trường hợp cần thiết.

Nên mua dụng cụ văn phòng phẩm ở đâu

Quản lý văn phòng phẩm hiệu quá có thể giúp cho mỗi văn phòng tiết kiệm chi phí rất nhiều.

Song song với đó bạn cũng nên chọn nhà cung cấp văn chất lượng, uy tín cao. Đặc biệt bạn nên chọn đối tác có thể cung cấp được giá sỉ cho văn phòng của mình. Cùng với đó là những chính sách ưu đãi nhằm tiết kiệm tối đa chi phí nhất có thể.

Với hơn 12 năm hoạt động, VPP trung Nguyên là nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín giá thành cạnh tranh nhất thị trường hiện nay. Chúng tôi đặc biệt có nhiều hỗ trợ hấp dẫn đối với các khách hàng tại: Bình Dương; Đồng Nai; HCM…

Đến với Trung Nguyên quý khách có thể đặt mua đầy đủ văn phòng phẩm cần thiết cho văn phòng như: Giấy; bút; file hồ sơ; sổ- tập; kim bấm-kẹp giấy;…

Để được tư vấn mua sắm văn phòng phẩm cho công ty nhanh nhất, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VĂN PHÒNG – TRƯỜNG HỌC TRUNG NGUYÊN

Địa chỉ: Cổng 11, gần Cao Đẳng Nghề Số 8, Bùi Văn Hòa, P.Long Bình Tân, Biên Hòa, Đồng Nai

• Zalo/Điện thoại: 0898447044 – 0963.532.555
• Hotline: 0888.944.333
• Website 1: https://vanphongphamgiare.top
• website 2: https://vanphongphamtrungnguyen.com
• Gmail: vanphongphamtrungnguyen@gmail.com

Hy vọng những chia sẻ về việc quản lý văn phòng phẩm hiệu quả trên đây hữu ích với bạn. Cảm ơn đã theo dõi bài viết.